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臨時株主総会を開催しました

2015.02.03

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以前に書いたように、臨時株主総会について書きたいと思います。でも力抜けちゃってます。だって、開催しなくても良かったことになっちゃったから。でも気になる一つはこの開催で解決したので良しとしますが。

株主総会は以下の手順で開催しました。私の会社は社長の私一人のみで構成されている会社で、取締役会もありません。

■決定書(議案臨時株主総会招集の件、議案書面投票採用の件、議案株主総会の招集通知に添付する参考書類の件)

取締役会が無いので、定款の規定に基づき代表取締役が株主総会を招集します。その為の手続きに「決定」をし、「決定書」を作成します。

決定書で決めたのは、いつどこで何の目的で臨時株主総会を開催するか、書面投票は採用するか、招集通知に添付する参考資料の内容についてを決定します。参考書類には議案が記載されているので、当然にこれについても決定しています。

■臨時株主総会招集のご通知

この決定が終わったら、「臨時株主総会招集のご通知」っていうのを作成して株主に送付します。送付するっていっても自分自身にですがね。通知の内容はいつどこで株主総会を開催するのか、出席できない場合には議決権行使書用紙で意思表示してねってことです。この通知書には添付書類がいくつかあります。臨時株主総会参考書類(上の決定で作ったヤツ)、議決権行使についてのご案内、議決権行使書、委任状です。

■総会受付

総会当日には正当な権利を持った株主が出席しているかを受付で確認しなくてはなりません。その為に必要な書類を揃えます。株主名簿、臨時株主総会当日出席者一覧、株主総会受付整理票、株主出席票です。私は定款で株主しか株主総会に出席できないとしていますから、議決権行使書もしくは委任状を持った株主または身分証提示で株主であることが確認できた株主しか入場できません。なので、株主名簿と比較して確認します。またその確認の過程を株主総会受付整理票に記入し、株主には株主出席票の半券を渡します。残りは受付整理票に貼っておきます。これを終えたら、出席者一覧に出席票番号と氏名、議決権個数を記入して議長に渡します。

■総会開催

議長が開会を宣言して議事に入り、閉会を宣言します。一人ぼっちです。

■臨時株主総会議事録

総会が終わったら議事録を作成します。テンプレートがあちこちにあるので覗いてみてください。今回の総会では役員報酬の枠を決めました。実際の額を決めるのは代表取締役に一任することを決議したので、この後実際の額を決定します。

■決定書(取締役の報酬金額に関する決定書)

ここで私の報酬の額といつから支給するかを決定します。

でおしまいです。終わってしまえばなんてことないですが、相談相手もいないので、これらの手続きが正解なのかは未だにわかりません。省略できる手続きもありましたが、敢えて省略しませんでした。必要になった時に調べるの面倒なので、今回の開催過程を自分のひな形にしようと思ったからです。

それにしても一人株主総会はいい経験になりました。いろいろ調べましたから、議事録作るまでにいろんな手続きがあるんだなぁと思いました。こんなこと思うのも、会社員時代にこの手の事務には全く無関係だったからですよね。

今回は定時株主総会ではなかったこともあり、報告事項がありませんでした。でも形になったのでダウンロードにあげときます。因みにスッキリした件は総会の第1号議案です。この状態で定款認証しちゃうし、誰も何も言ってくれないんだね。

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