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公証役場に定款(案)の相談して準備完了!電子定款を作る!

2014.10.05

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起業前アイキャッチ画像

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前回、法務局で定款の内容の相談をした続きです。

日本公証人連合会のWEBサイトに指定公証人電子公証制度で電子定款認証してくれる公証人が一覧になっています。認証は地元で可能なので近くの公証役場に電話してみました。

「会社設立にあたり電子定款で認証を受けたいと考えています。作成してある定款(案)について事前のご相談があるのですが、お伺いしてもよろしいでしょうか。」ものの本にはFAXやメールで確認してもらうとありますが、私は電子定款で表紙をつける場合には定款作成日、認証日、設立日をどのように記入するのかを聞きたかったのです。Acrobatで文書を作ると、普通は改変できないですから、未来の日付も入れられないし、空欄にもできないと思ったからです。また、そもそも表紙なんて必要ないかもと思ったのです。

「では一度FAXいただけますか?」との事務の方のお返事。ここで尚も食い下がる。

「紙の定款だと表紙に日付を入れたり、あとから認証日を入れたりが可能ですが、電子定款だとそれができないと思うのです。表紙が必要かも含めて全体的に説明を受けたいのですが。」

「本日の予定だと埋まっているので、明日以降になります。」ここは時は金なりということで、

「FAXだとどういう手続きになりますか?」

「送信していただいた内容を見させていただき、公証人から連絡します。」

「空いた時間に見ていただけるということで、そちらの方がスムーズですか?」

「そうですね。」

ということで、FAXを送ることにしました。ここで準備していなかったのが、FAXの表紙です。ちなみに取り急ぎテンプレートを利用して作成しました。これを付けて公証人にFAXです。

2時間後には公証人から直接電話が掛かってきました。

「定款の内容には問題ありません。」

「ありがとうございます。ところで、ものの本には定款に表紙をつける記載があるのですが、電子認証すると表紙に記載の作成日、認証日、設立日が記載できなくなります。そもそも表紙は必要なのでしょうか。」

「表紙やそこの各日付は絶対的記載事項ではありません。」

「では表紙は必要ないということですね。では「○○株式会社定款」という文言は第1章総則の上に記載した「定款」という大見出しに書けば良いということですか?」

「それも必要ありません。商号は第1条で記載されているので、わざわざ「○○株式会社定款」とタイトルを付ける必要はありません。今回の定款だと、単に表紙を取り除くだけで結構です。」

「ありがとうございます。スッキリしました。」

「ところで、申請はいつされますか?」

「申請はオンラインで今日にでもしようと思っています。」

「申請と認証は異なります。申請日はお客様がオンライン申請した日で、認証日はこちらに来て頂いて、本人確認等必要な手続きを終えた日になります。」

「では、申請したらそちらにお電話して、そちらに伺う日を調整させていただいくのがいいですね。」

「オンライン申請端末を常時見ている訳ではないので、ご連絡いただけると助かります。それともう一つ。電子申請時にダイアログで保存しますか、というものが出るので、必ず保存するを選択してください。そうしないと後で印刷できなくなります。」

「わかりました。ありがとうございます。では申請を終えたらご連絡します。」

というやり取りでした。公証人さん、すごく親切で良かった~。

 

定款を電子認証するには、電子署名を挿入できるソフトウェア(住基カードで署名挿入できるのはAdobeAcrobatしかないらしい)、国が配布している電子署名用のPDF署名プラグイン、電子証明書入りの住民基本台帳カードとカードリーダライター、登記・供託オンライン申請システムの利用者登録と申請ソフトウェアが必要です。代行会社にお願いすると安いところでは1万円以下で公証役場での認証手続きを代行してくれます。お願いしちゃおうかなぁ~、と思いましたが、一生に一度のことなので、自力でやってみました。

先ずは住民基本台帳カードとカードリーダライター。これについては既に取得済みです。電子証明書入りの住基カードは約30分程度で市区町村役場で1,000円程度で発行してもらいます。これに適合したICカードリーダーはネットで安く売っています。私はソニーのRC-S380を購入。他に使い道があるかと問われると、ウ~ンとなってしまう。作った住基カードにどのカードリーダーが適合しているかは、住基カードを作ったら役所が一覧表をくれるので参考にしましょう。セットアップしたら公的個人認証サービスの利用者クライアントソフトをダウンロード&インストールしておいてください。これは忘れずに。

次に必要なのはAdobeAcrobat、スタンダード版で約2万5千円、プロ版で約4万2千円です。って、こんなの買ってたら節約にならないじゃーん!ということで調べたら、30日間無料体験版でいけるとのこと。タダじゃん!「アドビさん。いつかお金ができたら買うからね!」と心の中で誓いを立てました。30日間の限定なので、両役所での定款(案)のチェックが終わってからインストールするといいですね。

これで準備が整いました。では、早速電子定款を作りましょう。

定款の準備(Wordファイル)

先ずは定款の準備です。定款の一番最後に作成日を入れる事になっています。ここに電子署名する日(作成日)を入力して保存します。内容についてはもう一度確認してください。第○条が順番通りになっていますか?句読点は入っていますか?細かいことですが、2人でそれぞれ定款を見ながら読み合わせすると、間違いはグッと減ります。

Acrobat XI Proの無償体験版のインストール

AdobeAcrobat体験版をダウンロード&インストールします。ダウンロードはAdobeのサイトへ。PDF署名プラグインが対応しているAcrobat XI Proの無償体験版をダウンロード。この時Adobeに一礼します。またダウンロードされたAdobeDownloadAssistanceをダブルクリックするとAcrobat XI Proの無償体験版本体をダウンロードするためのプログラムが起動します。本体をダウンロードする際に、持っていなければADOBE IDの登録が必要になります。私も登録しましたが、なぜか入力画面で日本語が入力できませんでした。保存先をデスクトップに指定してダウンロードをします。696MBですって。数分待ちましょう。ダウンロードが完了したら、デスクトップにAdobe Acrobat XI Proというフォルダができています。その中のAdobe Acrobat XIというフォルダの中にSetupというファイルがあるのでダブルクリックします。これでインストール開始。標準インストールでOK。

PDF署名プラグインのインストール

登記・供託オンライン申請システムに行き、PDF署名プラグインをダウンロードします。マニュアルもそこにあります。マニュアルを見るとAcrobatの有料版を使うように記載されていますが、気にしない。このプラグインは上のAcrobatとバージョンが対応していなくてはなりません。PDF署名プラグインのインストーラをデスクトップにダウンロードします。ダウンロードしたファイルをダブルクリックするとインストール開始です。次へと進むと「デフォルトで設定する署名方法を選択してください。」というダイアログが出るので、デフォルトのとおり、公的個人認証ICカードを使用するにチェックが入っていることを確認して次へ進みます。終わると再起動するように言われるので、言われる通りにします。

PDF署名プラグインセットアップ

定款の電子化と電子署名の挿入で電子定款作成

住基カードとカードリーダライターの出番です。リーダライターはセットアップされていますよね。公的個人認証サービスの利用者クライアントソフトはセットアップされていますね。では、リーダライタに住基カードを載せて(RC-S380の場合)ください。インストールされたAcrobat体験版を起動します。すると先ほどのADOBE IDでサインインしろと言われるので、素直に従います。体験版を使うには必ずサインインが必要です。また、体験版は何度もメッセージが出てウルサイですが、我慢です。

まず、メニューの編集→環境設定→左メニューの署名をクリックしてください。

環境設定

右に出た作成と表示方法の右の詳細をクリックします。一番上のデフォルトの署名方法をSignedPDFにしてOKボタンを押してください。環境設定を終了します。

署名方法設定

次に先ほどのWordで作った定款をPDFにします。メニューのファイル→作成→ファイルからPDFをクリックします。保存してあるWordの定款を指定して開きます。一旦、teikanと名前を付けて保存します。そのままの状態で、メニューの表示→署名をクリックします。右にでたメニューの「電子署名」の中から「証明書を使用して署名」をクリックします。定款の一番最後の氏名の右横に、印を押すように署名ボックスを大きめに設定します。

署名ボックス作成

「電子署名を行います。よろしいですか。」と聞かれるので「はい」をクリックします。

電子署名確認

署名情報を入力するボックスが表示されるので、パスワードだけ入力します。パスワードは住基カードを作成した際に設定したものです。他に入力してもいいですが、間違えて入力しても嫌なので、最低限のパスワードのみにします。次に保存するファイル名と場所を聞かれるので、ファイル名はshomeizumiteikanとして保存しましょう。ファイル名は半角英数字31以内と決まっています。

保存が終わると画面のように「印」という印影が挿入され、「この製品では、検証できません。」というメッセージがでます。先にインストールした署名プラグインが機能限定版なので検証出来ないということです。ということで、ここはOKを押します。

検証できない

これで署名入り電子定款の完成です。次はこれを申請オンラインシステムを使用して公証人宛に電子認証申請します。

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